Quando fare un software aziendale su misura

Tra le soluzioni nelle quali un’azienda può decidere di investire per ottimizzare i processi di lavoro e supportare il business c’è il software gestionale su misura. Riduzione degli sprechi, supporto nella comunicazione tra colleghi, tracciamento degli ordini, gestione del magazzino, sono solo alcuni degli obiettivi che un buon gestionale su misura può aiutare a raggiungere.

I software gestionali personalizzati hanno il grande vantaggio di poter racchiudere tutte le funzioni utili al cliente, funzioni che tracciano e ottimizzano i processi aziendali. L’obiettivo è quello di fornire uno strumento che possa supportare il cliente in ogni fase del lavoro, in modo usabile e veloce.

Di fronte a software gestionali commerciali (cioè non realizzati su misura), infatti, sono l’azienda, i propri collaboratori dipendenti e i propri processi produttivi a doversi adattare ad una tecnologia già presente, mentre un valore del mio lavoro è che è la tecnologia a doversi adattare all’azienda, non il contrario, modellandosi sulla base delle caratteristiche e delle necessità della stessa.

Questo processo di adattamento della tecnologia all’azienda, è esattamente ciò che succede quando si affronta lo sviluppo di un software realizzato su misura.

Il software aziendale su misura come strumento di business

Per risolvere reali problemi di business e per rendere più efficienti i processi aziendali, il software deve essere un prodotto vestito sul cliente, creato per essere usabile e riconosciubile a prima vista, nel modo più comodo possibile. E’ il software a dover lavorare come ha bisogno l’essere umano: per questo, è necessario progettare e realizzare un software personalizzato.

Il software diventa quindi uno strumento del business, non un punto di arrivo, ma un mezzo che prova ad apportare un vantaggio competitivo alle aziende che lo progettano e utilizzano.

Quando fare un software su misura

Cerchiamo di capire quando è il momento giusto per investire in un software aziendale su misura. Secondo la mia esperienza, dopo un periodo di utilizzo di sistemi di gestione generici (come semplici pezzi di carta, email, whatsapp, Word ed Excel) l’azienda ha informalmente definito il proprio software gestionale ed è pronta ad affrontare lo sviluppo di un sistema più formale e appositamente realizzato, perché ha acquisito l’esperienza necessaria per definirne il funzionamento al meglio. Sa di cosa necessita, sa di cosa può fare a meno.

Molte volte mi capita di parlare con titolari d’impresa che fin da subito immaginano il software di cui la loro azienda ha bisogno per facilitare il lavoro, tenere traccia della produzione, centralizzare le informazioni. Gli manca solo di interagire con qualcuno con l’esperienza necessaria per formalizzare cosa è stato pensato e poi realizzarlo, che è un processo che può essere affrontato un pezzo alla volta, non c’è bisogno di progettare e realizzare tutto insieme.

Quando non fare un software aziendale su misura

Ci sono alcune motivazioni per cui è meglio non realizzare mai un software aziendale su misura ed è bene considerare adeguatamente le motivazioni di questa scelta.

È meglio non optare per un software aziendale su misura:

• quando non c’è il budget per farlo perchè si rischia di fare poco e di fare male. Un software su misura prevede un impegno da parte dell’impresa a sedersi con il fornitore per il tempo necessario a trasferire le necessità di business e poi a valutare le possibilità offerte dal fornitore. Se quindi il budget è di poche centinaia di euro, è meglio cercare un buon software già fatto e mettere da parte l’idea di adattarlo alle proprie esigenze;
• quando i software acquistabili in qualunque negozio di informatica a poche centinaia di euro, fanno tutto quello che serve all’azienda e non c’è bisogno di altro. In altre parole, quando un prodotto generalista e non personalizzabile, è proprio quello che cercavamo;
• quando l’azienda non ha ancora raccolto abbastanza informazioni e non ha ancora un’idea, di come organizzarsi. Per iniziare non è necessario avere un’idea del software ma avere chiara l’organizzazione è un buon punto di partenza.

Un software costruito sull’azienda

Escluse queste variabili, il software aziendale su misura è il miglior strumento a disposizione di un’azienda per risolvere problemi di business, supportare le scelte che il management si trova a fare, per ottimizzare i processi di produzione.

Se si vuole evitare che il team perda tempo ad imparare un software che non conosce e compiendo spesso errori e affrontando rallentamenti, allora si può pensare a realizzarne uno su misura. Il software verrà costruito intorno all’azienda e ai suoi dipendenti, attraverso un lavoro di analisi dei processi. È l’analisi che permette di conoscere profondamente l’azienda, i flussi di lavoro, le modalità operative, ed è la stessa analisi che permette anche all’azienda di verificare gli avanzamenti nello sviluppo e valutare i benefici che il software ha portato al proprio business.

La cosa importante da sottolineare è che un software costruito su misura è uno strumento che teoricamente nessun dipendente dovrà imparare ad usare, perchè sarà stato progettato appositamente per le persone lo devono utilizzare ed è come se lo conoscessero da sempre e lo riconoscessero a prima vista.