Per ottimizzare i processi di lavoro e supportare il business, limitando gli sprechi di risorse, un’azienda può decidere di investire in un software gestionale aziendale su misura. Il gestionale aziendale, chiamato anche ERP, ha l’obiettivo di gestire i diversi processi di lavoro che si intersecano all’interno di una azienda.
Quando infatti pensiamo all’attività di un’azienda, abbiamo un’idea molto generica delle attività che vengono svolte all’interno e spesso ne identifichiamo solamente i processi di produzione e distribuzione del prodotto. La realtà è più complessa: le attività commerciali e professionali devono gestire ordini per clienti e fornitori, linee di produzione e distribuzione di prodotti e servizi, auto aziendali, sistemi di affiliazione e gestione clienti (CRM), gestione e tracciamento del magazzino. E i processi non sono lineari: si intersecano spesso tra di loro con modalità difficili a volte da isolare.
Un software gestionale aziendale ha l’obiettivo di gestire in modo efficiente e ottimizzato i processi di lavoro all’interno dell’azienda. Per poter individuare gli obiettivi che il gestionale deve perseguire, è fondamentale una prima di analisi per creare basi solide sulle quali iniziare lo sviluppo di uno strumento realmente efficace.
L’analisi dei processi di lavoro è una procedura molto utile a chi compie le scelte nell’azienda perché aiuta nel dettaglio a capire che cosa deve essere gestito. Il metodo di lavoro che seguo con le aziende, prevede come primo step del tempo da dedicare esclusivamente al confronto con il cliente, perché in questo modo si possono individuare non solo i requisiti che il cliente esprime, ma anche tutto quello che è presente intorno al progetto.
Attraverso l’analisi dei processi di lavoro, vengono definiti gli obiettivi aziendali e le esigenze che da essi scaturiscono, le soluzioni possibili per rispondere a queste esigenze. In questo modo, si arriva ad una conoscenza approfondita dei processi e degli obiettivi, riuscendo a definire la soluzione che più di tutte riduce i costi e aumenta i profitti per il business.
Una volta definite le necessità di un’azienda che devono essere gestite attraverso il software, inizia la fase di progettazione. È qui che entrano in gioco i moduli, che composti tra loro creano il software gestionale. Ogni modulo gestisce una specifica esigenza, inserendosi in uno dei processi di lavoro aziendali e ne ottimizza modalità e risultati.
Il modulo CRM dovrebbe contenere moduli che possono essere abilitati o disabilitati in base alle necessità. È un modulo minimalista, ma può essere collegato ad altri per aumentarne le potenzialità. Risponde all’esigenza di raccolta e gestione dei dati anagrafici di clienti e fornitori, ma è facilmente adattabile a obiettivi specifici.
Il modulo CRM gestione anagrafica può gestire tutti i dati anagrafici di clienti e fornitori, mentre il modulo CRM avanzato permette di distinguere i clienti fra clienti già acquisiti, prospect e lead, oltre a legare i contatti fra di loro; i fornitori possono essere distinti fra collaboratori, dipendenti, liberi professionisti.
Il modulo CRM dedicato ai social media può essere un valido aiuto per capire meglio le statistiche di utilizzo dei social media aziendali, così come il modulo per il sito web può portare spunti per capire come viene utilizzato e per migliorarne la gestione. Può ad esempio disabilitare plugin quando WordPress diventa inaccessibile, effettuare backup, controlli di sicurezza, vedere utenti e resettare password, inserire sistemi di tracciamento dell’attività, prendere dati da WordPress/WooCommerce per integrarli a quelli dell’ERP, generare copie HTML, ridimensionare le immagini e altre operazioni di ottimizzazione.
Con un modulo CRM ecommerce (collegabile ad esempio a WooCommerce) è possibile raccogliere e studiare le statistiche di vendita. Confrontando le date di acquisto e gli altri dati a disposizione, è possibile creare dei “profili di acquisto”, cioè caratteristiche e comportamenti di acquisto aggregabili in “profili”, e poi rispondere a domande come “Perchè le persone con questo profilo di acquisto, comprano questi prodotti in questo specifico periodo dell’anno?” oppure “Da quanto tempo questo profilo di acquisto non acquista più e perchè?“. I dati aggregati possono essere fondamentali per capire le abitudini di acquisto dei propri clienti e ad interpretare meglio, e in anticipo, le esigenze che implicitamente i nostri clienti esprimono con i propri comportamenti.
Il modulo ERP gestisce specifiche attività all’interno di processi di lavoro più ampi, è flessibile e sviluppato per esigenze specifiche.
Un modulo ERP dedicato al cashflow aiuta a tenere sotto controllo le spese, categorizzando a mano alcuni movimenti bancari. Attraverso grafici dettagliati è molto utile sia per tenere d’occhio la finanza personale, che quella aziendale. Ogni spesa può essere categorizzata, taggata e spiegata in maniera descrittiva attraverso un campo “Note”.
Un modulo ERP per il calendario e le attività con distinzione di clienti e progetti, è il posto in cui finiscono tutte le note, le to-do list, le idee e gli appunti raccolti negli altri moduli: ad esempio, dal modulo ERP cashflow è possibile inviare un reminder come “Controlla meglio questa spesa” o dal modulo CRM ecommerce è possibile prendere una nota su una possibile promozione da realizzare a breve e ritrovarsela nella sezione “Attività”. Molto utile per tenere traccia delle richieste dei clienti e le attività connesse ai progetti, oppure per tenere traccia di idee da non dimenticare.
Il modulo ERP contratti, si lega molto bene ai moduli utlizzati per archiviare documenti: è possibile sintetizzare i punti salienti del contratto, creare le scadenze da inserire automaticamente nel modulo ERP calendario o per il modulo ERP clienti, progetti e attività e collegare attività da fare a fatture emesse e raccolte dal modulo ERP fatture che tiene organizzate le fatture emesse e quelle ricevute dai fornitori. Il modulo ERP documenti è utile per tenere in maniera organizzata qualsiasi tipologia di documenti che non viene gestita da altri moduli (come quello delle fatture o dei contratti) e associare un documento a uno o più progetti, attività, clienti o fornitori.
Per chi ha uno o più magazzini, il modulo ERP magazzino è lo strumento perfetto per iniziare a gestire la posizione e il movimento di ogni articolo, permettendo la ricostruzione della storia dei movimenti dall’arrivo, alla trasformazione, e alla consegna al cliente. Strettamente collegato al modulo ERP ordini e modulo ERP prenotazioni, due moduli separati che permettono di acquisire ordini e prenotazioni da parte dei propri agenti di commercio, dalle sezioni aziendali (o dai clienti finali attraverso l’ecommerce pubblico).
Il modulo ERP per l’integrazione è lo strumento per riunire in un unico punto i vari strumenti già presenti in azienda, e fornire direttamente nell’ERP informazioni o funzionalità di sistemi esterni come altri sistemi aziendali, gestionali legacy, email, webservice, API di progetti esterni, macchinari fisici che offrono interfacce per l’integrazione.
Il modulo ERP assistente vocale è l’ultimo strumento utile per semplificare la vita degli esseri umani in azienda: uno strumento in grado di capire alcune richieste relative ad esempio allo stato degli ordini, alla posizione di un prodotto nel magazzino e molto altro. E’ di fatto un comando vocale per le funzionalità dell’ERP.
Per assistere e semplificare il lavoro dei moduli ERP e CRM, questi moduli forniscono funzionalità utili come la possibilità di caricare e scaricare informazioni nel sistema, come le proprietà nel database dell’ERP per l’agenzia immobiliare, il magazzino, l’anagrafica clienti e fornitori e molto altro.
Il modulo ERP per la sicurezza integrata è lo strumento che crea backup automatici, controlla alcuni KPI di stabilità del sistema, controlla alcune eventualità che occorrono quando un pezzo del sistema viene manipolato da fonti non autorizzate.
Il modulo ERP per l’agenzia immobiliare è il modulo che, integrato con un plugin per il sito web e un’app mobile, permette di creare una proprietà immobiliare a cui associare uno o più annunci da pubblicare sul sito web, note, fotografie, raccogliere i documenti delle proposte di acquisto, le visure catastali, gli atti di compravendita e tutto ciò che riguarda la proprietà, raccogliere e gestire gli appuntamenti con gli agenti e i prospect, inviare la scheda di vendita ad un prospect e fornire statistiche utili a interpretare meglio il mercato di riferimento.
